Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Как формируется состав регистрационного номера входящих исходящих и внутренних документов

Активировать демодоступ. Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы. Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям. Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином. Регистрация документа — это присвоение ему уникального идентификационного индекса, облегчающего его поиск и контроль исполнения.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Организация документооборота на предприятии

Документооборот: коротко о главном. Организационные моменты. Организация работы со служебными документами включает в себя организацию осуществления документооборота, формирования дел, хранения служебных документов и пользования ими в текущей деятельности предприятия. Мы остановимся на первой составляющей — документообороте. Документооборот — это движение служебных документов на предприятии с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Детализируя это понятие, можно сказать, что документооборот включает в себя прием документов, их предварительное рассмотрение, регистрацию, передачу и исполнение, контроль за исполнением, а также обработку и отправку исходящих документов.

Для обеспечения эффективной организации документооборота предусматривают:. Порядок документооборота на предприятии устанавливают в инструкции по делопроизводству, регламентах работы с документами, положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях.

Исходной величиной для расчета численности работников службы документационного обеспечения, выбора средств механизации и автоматизации процессов делопроизводства, определения степени загруженности структурных подразделений и отдельных работников является годовой объем документооборота. Прежде всего напомним, что различают три основных потока документации :. Суммарное количество входящих документов и созданных организацией за определенный период месяц, квартал, год составляет объем документооборота.

Подсчет количества документов осуществляют по регистрационным формам входящих, внутренних и исходящих документов в местах их регистрации. Размноженные экземпляры, обработанные службой делопроизводства, подсчитывают отдельно на основе принятой на предприятии системы учета документов.

Итоговые данные об объеме документооборота анализирует и обобщает служба делопроизводства. Полученные результаты отражают в специальном документе — отчете об объеме документооборота см. После анализа и обобщения данные об объеме документооборота передают руководителю предприятия в установленном им порядке. График документооборота. Движение документов с момента их создания до передачи на хранение регламентирует график документооборота.

Какой-то унифицированной формы такого графика не существует. Каждое предприятие разрабатывает его с учетом особенностей своей деятельности. При этом нужно предусмотреть оптимальное количество подразделений и исполнителей, через которые проходит каждый документ, а также минимальный срок его нахождения в подразделении. При составлении графика документооборота прежде всего необходимо определить :. Конкретным исполнителям вручают выписку из графика документооборота. В такой выписке перечисляют только документы, относящиеся к сфере функциональных обязанностей исполнителя.

Кроме того, в ней указывают подразделения, в которые эти документы должны быть переданы после создания, проверки или обработки, а также сроки их передачи. В целом по предприятию график документооборота составляют на основании соответствующих графиков его подразделений.

График документооборота оформляют в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, которые выполняются каждым подразделением предприятия, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

На практике его часто составляют в табличной форме. Приведем пример графика документооборота на рис. Заметьте: поскольку правила документооборота предприятие утверждает самостоятельно, решение о необходимости составления графика документооборота относится к компетенции конкретного предприятия.

Порядок обращения с документами. Порядок обращения с документами зависит от того, поступили они извне или созданы самим предприятием. Например, технологический процесс обработки и движения поступивших документов состоит из следующих этапов:.

В свою очередь, исходящую документацию после ее создания и подписания утверждения необходимо обработать, зарегистрировать и отправить адресату. Давайте подробнее рассмотрим этапы документооборота на предприятии. Начнем с приема входящих документов. Прием, первичная обработка и предварительное рассмотрение. Прием и первичная обработка документов проходят централизованно в службе делопроизводства экспедиции.

Также документы может принимать специально выделенный работник канцелярии или секретарь. Если документы поступили в нерабочее время, их принимает дежурный работник предприятия при наличии , который, не раскрывая корреспонденцию, передает ее в службу делопроизводства на следующий рабочий день под подпись.

Другие работники предприятия принимать корреспонденцию не должны. Факт поступления документа на предприятие обязательно фиксируют путем проставления на входящих документах отметки о его поступлении. Такую отметку проставляют от руки, при помощи штампа см.

Этот реквизит содержит сокращенное наименование предприятия, регистрационный индекс и дату при необходимости — часы и минуты поступления документа.

В случае применения автоматизированной системы регистрации указанную информацию наносят при помощи штрих-кода. На невскрываемых письмах отметку о поступлении проставляют на конверте. При получении документов прежде всего проверяют правильность их доставки. Ошибочно получили чужую корреспонденцию? Тогда следует вернуть ее отправителю без рассмотрения. После вскрытия конверта проверяют наличие и целостность вложения, т.

Предположим, в ходе проверки выявлено отсутствие приложений, указанных в документе, или отдельных листов либо обнаружены ошибки в оформлении документа, которые делают невозможным его исполнение отсутствует подпись, гриф утверждения и т. Тогда документ не регистрируют. Отправителю направляют письменный запрос или сообщают ему о сложившейся ситуации по телефону. При этом на документе делают соответствующую отметку с указанием даты запроса разговора по телефону , должности и фамилии лица, которому сделан запрос, а также подписи лица, осуществившего запрос, и ее расшифровки.

В случае отсутствия или нецелостности вложений, повреждения конверта или упаковки, что привело к невозможности прочтения текста документа, составляют акт в двух экземплярах. Один акт направляют отправителю, второй — хранят в службе делопроизводства. Если адрес отправителя, дату отправки и получения документа можно определить только по конверту, его сохраняют и прилагают к документам, которые были в нем присланы.

Кроме того, конверт нужно сохранить, если установлено несоответствие номеров документов номерам, указанным на конверте, или отсутствуют отдельные документы. Также сохраняют и прилагают к документам адресные ярлыки заказных конвертов и пакетов.

Все документы, поступившие на предприятие, проходят обязательное предварительное рассмотрение. Его осуществляет служба делопроизводства в день поступления документов либо на следующий рабочий день в случае поступления документов после окончания рабочего дня, в выходные или праздничные дни. Поручения вышестоящих организаций, телеграммы и телефонограммы рассматривают немедленно. Целью предварительного рассмотрения является :. Лицо, которому поручено предварительное рассмотрение, знакомится с содержанием поступивших документов и распределяет их по назначению: руководителям, структурным подразделениям и специалистам в зависимости от затронутых в документах вопросов.

Это же лицо определяет необходимость регистрации документов. Во время предварительного рассмотрения учитывают полномочия должностных лиц, предусмотренные в учредительных документах предприятия, положениях о структурных подразделениях, распорядительных документах о распределении обязанностей между руководителем предприятия и его заместителями, должностных инструкциях.

Также ориентируются на классификатор вопросов деятельности предприятия, номенклатуру дел, схемы прохождения документов. Руководителю предприятия и его заместителям направляют наиболее важные документы по принципиальным вопросам деятельности. Документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя предприятия, распределяют по структурным подразделениям.

На документе указывают подразделение или фамилию специалиста. Такая пометка имеет силу резолюции руководителя. Регистрация документов. Служебный документ, полученный либо созданный предприятием в том числе для внутреннего пользования , считается внесенным в документационный фонд с момента регистрации. Регистрация документа — это фиксирование факта создания, отправки или получения документа путем проставления на нем регистрационного индекса и внесения в учетные формы кратких сведений о служебном документе.

Регистрацию документов осуществляют с целью обеспечения их учета, контроля за исполнением и оперативного использования имеющейся в документах информации. Служба делопроизводства, как правило, осуществляет регистрацию документов централизованно. Вместе с тем. Место регистрации отдельных групп документов приказов распоряжений по кадровым вопросам личному составу , договоров, отчетов, прейскурантов и пр. Так, не подлежат регистрации в службе делопроизводства :.

При этом документы, перечисленные в пунктах 1, 3, 8 — 12, подлежат специальному учету в соответствующих структурных подразделениях предприятия бухгалтерии, отделе кадров, библиотеке, отделе научно-технической информации.

При регистрации документов необходимо соблюдать определеные требования :. Документы регистрируют независимо от способа их доставки, передачи или создания. Регистрация осуществляется по документопотокам входящие, исходящие, внутренние. В случае передачи зарегистрированного документа из одного структурного подразделения в другой новый регистрационный индекс на документе не проставляют.

Документы регистрируют по группам в зависимости от названия вида, автора и содержания документов. Во время регистрации документу присваивают условное обозначение — регистрационный индекс. Регистрационный индекс документа — это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присвоенное служебному документу во время его регистрации.

Регистрационный индекс состоит из порядкового номера в пределах группы регистрируемых документов. Порядковый номер можно дополнять индексами по номенклатуре дел, структурного подразделения, корреспондентов, должностных лиц, рассматривающих и подписывающих документ, исполнителей, вопросов деятельности которых касается документ, и т. Регистрационный индекс распорядительных документов и некоторых внутренних документов акты, протоколы, договоры и др.

Кроме того, как мы уже говорили ранее см. Место расположения регистрационного индекса на документе зависит от вида бланка угловой или продольный и вида документа. Сам процесс регистрации состоит в снятии с документа показателей реквизитов для создания базы данных. Из документов, как правило, выписывают следующие сведения :. Формы регистрации документов могут быть трех видов:.

Такую форму регистрации целесообразно использовать только на предприятиях с объемом документооборота до документов в год;. Предприятие может их дополнять;. Исполнение документов. Зарегистрированные документы передают на рассмотрение руководству предприятия в день их поступления или на следующий рабочий день если они поступили в нерабочее время.

Регистрация входящих документов

Под документооборотом понимается движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в архив. Сюда включают операции приема, распределения, регистрации, контроля исполнения, выдачи справок, формирования дел, предархивной обработки, хранения и использования документов. От правильной, рациональной организации документооборота зависят быстрота прохождения документа, оперативность решения затронутого в нем вопроса, равномерность нагрузки подразделений и должностных лиц. Работа с документами предприятия может быть представлена в виде следующей технологической цепочки операций:.

К сожалению, данное определение не раскрывает полностью сам процесс регистрации. Придание юридической силы документу - это главная цель регистрации.

Документооборот: коротко о главном. Организационные моменты. Организация работы со служебными документами включает в себя организацию осуществления документооборота, формирования дел, хранения служебных документов и пользования ими в текущей деятельности предприятия. Мы остановимся на первой составляющей — документообороте. Документооборот — это движение служебных документов на предприятии с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

7.3 Регистрация документов

Регистрация документов - один из ключевых моментов в организации документооборота. От того, какая форма регистрации выбрана и с помощью каких технических средств она осуществляется, зависят формы и технология последующих этапов документооборота. Согласно ГОСТ Р регистрация документов определяется как запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. К сожалению, данное определение не раскрывает полностью сам процесс регистрации. Для того чтобы провести запись учетных данных о документах, необходимо, чтобы эти данные, а именно -регистрационный номер и дата - появились на документе. Из этого следует, что основная цель регистрации - придать юридическую силу документу, то есть пока документ окончательно не оформлен а дата и номер проставляются после его подписи , он еще не имеет юридической силы и не может быть использован в управленческой деятельности. Придание юридической силы документу - это главная цель регистрации. Однако регистрация преследует и другие цели - организацию учета, контроля исполнения документов, информационно-справочной работы по документам. Однако практикой и требованиями ГСДОУ установлено, что регистрации подлежат, как правило, все внутренние документы, все отправляемые, но не все входящие документы.

Регистрация документов

Понятие документооборота, требования к его организации. Подсчет объема документооборота. Анализ документооборота. Перевод документооборота в электронный. Поступление, рассмотрение и регистрация: входящие, внутренние, исходящие документы.

Цели регистрации.

Активировать демодоступ. Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы.

Глава 1. Документооборот

Главным моментом в организации документационного обслуживания является рациональная постановка регистрации документов. ГОСТ определяет. Регистрация документа — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

.

Как формировать регистрационный номер документа?

.

Как формируется состав регистрационного номера входящих, исходящих и внутренних документов? +. + 7. Как регистрируются.

.

.

.

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: 250 - Временные номера документов в 1С:Документооборот 3.0
Комментариев: 0
  1. Пока нет комментариев.

Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

© 2018-2022 Юридическая консультация.